1、会议准备工作流程　　1.会场预约　　根据需要，制定最完美的策划；根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。

(资料图)

2、　　2.会场的布局，设备安装调试　　根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；根据需要，准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；根据需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。

3、　　3.印刷材料的设计制作　　根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；　　制发会议证件。

4、会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。

5、会议证件可分为两类：一类是会议正式证件，包括代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证、请柬等；另一类是工作证件，包括工作证、记者证、出入证、汽车证等。

6、各种证件的内容栏目，大致包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。

7、有些重要证件还应贴一寸免冠半身照片，加盖钢印，以防伪造。

8、　　提前把印刷品送到会场或指定位置。

9、　　4.发布会议通知　　各项会议准备工作基本就绪后，要尽早发出开会通知，以便与会人员提前做好准备。

10、一般分书面通知和口头通知两种。

11、书面通知态度庄重严肃，备忘性好，参加人数较多或比较庄重的会议，宜发书面通知。

12、口头通知特别是电话通知，应拟一个电话通知稿，以便简明、扼要、完整地进行通知。

13、重要会议的通知发出后，应及时检查并进行落实。

14、　　5.制定会议须知　　会议须知的内容主要包括会议保密纪律、请假制度、会客制度、安全要求、作息时间和其他注意事项。

15、　　6.参会者的接送　　根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆。

16、　　7.参会者的餐饮　　根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等；根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，选择不同的用餐地点。

17、　　8.参会者业余时间的安排　　根据参会人员的喜好，选择不同的休闲方式；设计专门的旅游线路。

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